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Fristen, Fristen, Fristen…

Avatar of Heike Leiacker Heike Leiacker - 12. Mai 2017 - Allgemein, Archive, Vereine, Museen, Historische Dokumente, Tipps und Tricks

Ahnenforschung ist nicht immer einfach. Manchmal liegt das auch an gesetzlichen Beschränkungen und Regelungen, die grundsätzlich sehr sinnvoll sind, die Arbeit aber eben auch erschweren können. Heute wollen wir einen kurzen Überblick über Archivfristen in Deutschland geben. Die Fristsetzungen werden durch den Föderalismus in Deutschland verkompliziert. Es gibt daher kaum einheitliche Regelungen, die immer und überall gelten. Im Rahmen dieses Beitrags ist es daher leider auch nicht möglich alle Regelungen der Länder zu erwähnen.

 

Schutzfristen

In der Regel können Archivalien nicht vor Ablauf einer 30jährigen Frist nach ihrem Entstehen eingesehen werden. In der Ahnenforschung haben wir es darüber hinaus mit personenbezogenen Daten zu tun, die besonderen Schutzes bedürfen.

Das Personenstandsgesetz (P StG) regelt, welche Standesurkunden in Deutschland wie lange dem Datenschutz unterliegen. Anschließend sind sie in der Regel von jedem einsehbar. Die Sperr- bzw. Schutzfristen sind grundsätzlich:

  • Bei Geburtsurkunden: 110 Jahre
  • Bei Heiratsurkunden: 80 Jahre
  • Bei Sterbeurkunden: 30 Jahre

Sind diese Fristen noch nicht abgelaufen, wird die Vollmacht der jeweiligen betroffenen Person benötigt, oder, wenn diese bereits verstorben ist, die eines direkten Verwandten. Da nach dem Personenstandsgesetz nur Vater, Mutter, Großeltern, Kinder, Enkel und Geschwister als solche zählen, muss diese, wenn es beispielsweise um einen Onkel geht, von anderen Familienmitgliedern eingeholt werden. Das gilt selbst dann, wenn nur ein Datum in Erfahrung gebracht werden soll. Auch außerhalb eines direkten Verwandtschaftsverhältnisses gibt es bei einem berechtigtem Interesse (wie in der Regel auch der Ahnenforschung) eine Ausnahme: Für den Fall nämlich, dass der zuletzt verstorbene Betroffene seit mindestens 30 Jahren tot ist.

Wann Akten jenseits der Standesurkunden in den öffentlichen Archiven eingesehen werden können, regeln die jeweilig geltenden Archivgesetze. Auf Bundesebene ist das das Bundesarchivgesetz (BArchG). Unter Aktuelles haben wir bereits über einige Änderungen des Bundesarchivgesetzes im März 2017 berichtet. So wurde beispielsweise die Schutzfrist für personenbezogene Unterlagen, die älter sind als 30 Jahre, auf 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person verkürzt. Ist das Todesjahr nicht zu ermitteln, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Ist auch dieser nicht ermittelbar, endet die Schutzfrist 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen.

Für die öffentlichen Archive der Länder wie beispielsweise Staats-, Landes- oder Stadtarchive gelten die Vorgaben in den jeweiligen Landesarchivgesetzen. In Hamburg (Hamburgisches Archivgesetz – HmbArchG) und Schleswig-Holstein (Landesarchivgesetz – LArchG) können personenbezogene Unterlagen ebenfalls frühestens 10 Jahre nach dem Tod einer Person eingesehen werden, ist das Sterbedatum nicht zu ermitteln, aber bereits 90 Jahre nach der Geburt – kann beides nicht festgestellt werden, beläuft sich die Frist auf wiederum 60 Jahre nach der Entstehung.

Unter Umständen kann es übrigens auch besondere Sperrfristen aus Geheimhaltungsgründen geben.

Nicht betroffen von solchen Schutzfristen sind Daten aus allgemein zugänglichen Quellen, d.h. z.B. aus Telefon- oder Adressbüchern.

Sondergenehmigungen kann es ggf. zu wissenschaftlichen Zwecken geben, die Ahnenforschung als solche fällt hierunter jedoch in der Regel nicht.

Nicht nur öffentliche Archive sind für die Ahnenforschung relevant. Kirchenbücher finden sich mitunter zwar auch in öffentlichen Archiven (beispielsweise als Zweitschriften), häufiger jedoch bei den jeweiligen Gemeinden oder kirchlichen Archiven. Schutzfristen sind hier abhängig von den jeweiligen Kirchengesetzen der einzelnen Landeskirchen, in der Regel aber mit denen öffentlicher Archive vergleichbar.

 

Wann und wo finde ich die Dokumente?

Auch hier gibt es keine ganz eindeutige Antwort. Unterlagen werden von öffentlichen Stellen regelmäßig an die zuständigen Archive abgegeben. In der Regel sollten sie diesen spätestens 30 Jahre nach ihrem Entstehen angeboten werden, sofern es keine anderen Rechtsvorschriften gibt, oder die Dokumente noch zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben benötigt werden.

Standesamtliche Urkunden zu Geburt, Ehe und Tod werden erst nach Ablauf der oben genannten Schutzfristen angeboten. Vorher sind sie über die jeweils zuständigen Standesämter zu finden. Ab dem Ablauf der Fristen unterliegen sie jedoch auch bei ggf. nicht sofortiger Abgabe der jeweils geltenden Archivgesetzgebung des Landes.

An welche Archive die Unterlagen abgegeben werden, ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. In Hamburg ist für standesamtliche Urkunden beispielsweise das Staatsarchiv Hamburg zuständig, in Niedersachsen die jeweiligen Stadtarchive bzw. das Niedersächsische Landesarchiv. Im Zweifel erhält man im zuständigen Standesamt Auskunft darüber, ob die gesuchten Informationen noch dort zu finden sind, oder an welches Archiv sie abgegeben wurden.

In den Dienststellen des Bundesarchivs findet sich das Archivgut des Bundes und seiner Vorgängerinstitutionen, dazu gehören beispielsweise die Unterlagen des zentralen Staatsapparates der DDR sowie militärhistorische Unterlagen.

Verschiedene öffentliche und kirchliche Bestände, die für die Ahnenforschung relevant sind, wurden bereits digitalisiert und sind im Internet bei unterschiedlichen Anbietern zu finden.

Nicht alles, was für den Ahnenforscher heute vielleicht interessant sein könnte, existiert tatsächlich noch. Eine unbefristete Aufbewahrung öffentlicher Dokumente gibt es heute beispielsweise für Personenstandsbücher und Grundstücksunterlagen. Viele andere Dokumente werden nach Ermessen der zuständigen Archive unter Umständen nicht aufbewahrt. In der Wirtschaft gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über 10 Jahre hinaus. Besonders wichtige Unterlagen wie beispielsweise Personalakten werden aber häufig langfristig aufbewahrt. Sie können unter Umständen in Unternehmensarchiven oder auch staatlichen Archiven eingesehen werden.

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